El Fondo Diocesano del AHDSC

El Fondo Diocesano es el fondo del AHDSC más consultado. Contiene casi 80,000 expedientes distintos. El periodo que cubre es muy amplio: va desde el último tercio del siglo XVI (el documento más antiguo de este fondo data de 1565) hasta los primerísimos años del siglo XXI. Sin embargo, algunos siglos están mucho mejor cubiertos que otros. Así los documentos de los siglos XVI y XVII representan tan sólo el 0.5% de total de expedientes; los del siglo XVIII, algo más del 5%. En cambio, los documentos del siglo XIX constituyen más del 70% del total; y los del XX, algo más del 20%. Del siglo XXI, sólo existen unos pocos documentos.

En décadas anteriores, se intentó por lo menos en dos ocasiones reordenar los documentos que resguarda el AHDSC. Sin embargo, ninguno de esos proyectos logró llevar a buen término esa titánica tarea, y sus resultados no fueron convincentes. Por el contrario, alteraron el orden original de los expedientes y dificultaron el volver a encontrar documentos que habían sido citados en diversas publicaciones de acuerdo a su ubicación anterior. Es por ello que el proyecto coordinado por El Colegio de México partió de un enfoque radicalmente distinto, aprovechando las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías digitales.

En primer lugar, se creó un sistema de referencias de los documentos que fuera claro y sencillo y que no alterase el orden que tenían los documentos del Fondo Diocesano. Para ello, se numeraron todas las carpetas del Fondo Diocesano y, al interior de cada carpeta, se numeraron los expedientes. Así, en la primera página de cada documento, generalmente en el margen superior derecho, se anotó en lápiz su número de carpeta y de expediente. Así, por ejemplo, la anotación "802.7" significa que ese documento es el expediente 7 de la carpeta 802 del Fondo Diocesano. Con esta numeración, todos los expedientes del Fondo Diocesano se pueden citar de manera concisa, y el documento puede volver a ser ubicado rápidamente y sin ambigüedad alguna. Aunque el Fondo Diocesano está subdividido en secciones, dado que la numeración de las carpetas es continua al interior del fondo, la mención de la sección en la que se encuentra el documento no es necesaria para su rápida ubicación.

De acuerdo a estos principios, la forma de citar los documentos que recomendamos es la siguiente: AHDSC, Fondo Diocesano, carpeta …, exp. ….

Por otra parte, se elaboraron diversas herramientas de consulta que proporcionan información de todos los expedientes del Fondo Diocesano y que facilitan la localización de los que puedan resultar de interés a los distintos usuarios.

Estos instrumentos de consulta son de dos tipos:

1) Una base de datos, que permite realizar búsquedas de acuerdo a múltiples criterios: número de carpeta; número de expediente; archivo al que perteneció originalmente; ramo en el que debió de haber estado agrupado originalmente; año del documento; lugares mencionados; personas mencionadas; temas para los que puede ser útil su lectura; y, finalmente, por cualquier palabra que se encuentre en la sinopsis del expediente. Para facilitar la localización de los documentos citados de acuerdo al anterior sistema de clasificación que elaboró Angélica Inda, quien fue directora del archivo entre 1977 y 2001, es posible, también, hacer búsquedas en la base de datos con las referencias anteriores;

2) Varios inventarios del Fondo Diocesano para materiales que por sus características propias (mapas, planos, ilustraciones y partituras) no fueron incluidos en la base de datos.

Aunque el uso de la base de datos es muy intuitivo, se recomienda enfáticamente a los usuarios consultar previamente el texto "Para búsquedas más eficientes", que detalla el funcionamiento de la base de datos, lo que les permitirá refinar y tener más éxito en sus búsquedas. Varios índices (archivos y ramos; lugares; personas; y temas) son también de gran ayuda para este mismo fin.

También resulta de gran utilidad comprender qué archivos catedralicios y parroquiales fueron los que dieron origen a este fondo y cuáles eran ramos en los que se clasificaban originalmente los documentos en cada uno de esos archivos, dado que dos campos de la base de datos (archivo; y ramo) tienen como objetivo, entre otros, reconstruir virtualmente el orden original de los documentos de este fondo, antes de que dicho orden fuese radicalmente alterado en varias ocasiones después del saqueo que sufrió el archivo en 1917 por parte de las tropas carrancistas.

También resulta útil comprender la actual organización en secciones del Fondo Diocesano, resultado del trabajo de reordenación de los expedientes que iniciaron Angélica Inda y Andrés Aubry y que determina el orden actual de los documentos en ese fondo.

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