Para búsquedas más eficientes en la base de datos del Fondo Diocesano

Para aprovechar mejor las posibilidades de búsqueda en la base de datos del Fondo Diocesano, conviene comprender cómo se elaboraron las fichas que componen dicha base de datos y cómo funcionan los distintos campos de búsqueda. También se explicará aquí como se pueden ordenar los resultados de una búsqueda y cómo se pueden guardar y descargar éstos en distintos formatos.

Las fichas de la base de datos
Las fichas de la base de datos del catálogo del Fondo Diocesano, se componen de los siguientes campos: 1) el número de carpeta; 2) el número de expediente; 3) los distintos elementos que componen la clasificación que diseñó Angélica Inda (pueblo, tema —en cifras romanas—, subtema —en letras mayúsculas—, subsistema —en números arábigos— y subsubsubtema —en letras minúsculas—.4) las iniciales del capturista; 5) el año inicial del expediente; 6) el año final del expediente; 7) el archivo al que debió de pertenecer originalmente el documento; 8) el ramo al que debió de pertenecer originalmente el documento; 9) el número de fojas que componen el documento; 10) una breve sinopsis del documento; 11) observaciones diversas (si el documento está incompleto, si se desconocen datos claves de éste, si parece estar relacionado con otros documentos, etcétera); 12) el estado de conservación del documento; 13) los principales lugares sobre los que el documento aporta información; 14) las principales personas que son mencionadas en el documento; 15) los distintos temas que toca el documento. Algunos de estos campos son cerrados, es decir, que sólo permiten elegir entre un número limitado de opciones. Estos campos son: Clasificación de Angélica Inda; Capturista, Estado del documento, Archivo; Ramo; Lugares; y Temas. Todos los demás campos son abiertos. En los campos de Estado del documento, Lugar, Persona y Tema es posible anotar varias respuestas dado que un expediente puede tener varios problemas de conservación (estar roto y tener hongos, por ejemplo), hacer referencias a varios lugares y personas, y, finalmente, ser de interés para diversos temas de investigación.
La búsqueda en la base de datos

Las búsquedas en la base de datos se pueden realizar de acuerdo a los siguientes campos: Carpeta; Expediente; Archivo; Ramo; Año; Lugar; Persona; Tema; y Sinopsis.

Campos con una lista cerrada de posibilidades

Algunos de estos campos, sólo permiten la búsqueda de acuerdo a una lista cerrada de opciones, lista que se despliega al palomear el campo. Este el caso de los campos: Archivo; Ramo; Lugar; y Tema.

Archivo y ramo

En el Fondo Diocesano, se encuentran mezclados documentos provenientes de archivos muy diversos. Al elaborar la base de datos, se hizo el esfuerzo por identificar la procedencia de cada expediente, señalando el archivo al que perteneció originalmente en el campo “Archivo”. Por otra parte, en los archivos eclesiásticos, se acostumbraba ordenar los documentos por ramo —o serie— y dentro de éste por orden cronológico. En el campo de “Ramo”, se ha asignado a cada expediente el nombre del ramo en el que debió de estar archivado originalmente. Lógicamente, a cada uno de los archivos eclesiásticos, le corresponden ramos diferentes. En el caso de la opción “Otros archivos” del campo “Archivos”, el campo “Ramo” nos sirvió para precisar a qué archivo debió de pertenecer cada uno de los documentos.

Estos dos campos, aunados al campo de “Fecha inicial”, permite reconstituir hipotética y virtualmente el orden original que guardaban los documentos en cada uno de los archivos.

Lugar

Para facilitar la búsqueda por lugares, se decidió uniformar sus nombres en el campo “Lugar”, no así en el campo “Síntesis”, en donde se escribieron tal como aparecen en el documento. En efecto, un mismo pueblo puede haber tenido varios nombres (incluso en un mismo momento de su historia). Así, en el periodo colonial, prácticamente todos los pueblos de la provincia de Chiapas tenían dos nombres: su nombre en la lengua local y su nombre en náhuatl (Cancuc y Ocotenango, por dar un ejemplo). Además, se podía hacer referencia al pueblo por el nombre de su santo patrono (San Andrés, San Pablo, etcétera). Finalmente, con el tiempo el nombre del pueblo puede haber cambiado. Así, muchos pueblos fueron rebautizados durante la persecución religiosa cuando el gobernador Victórico Grajales, en 1934, decidió eliminar todas las referencias religiosas de los topónimos (así San Bartolomé de Los Llanos se convirtió en Venustiano Carranza). Algunos municipios lograron recuperar su nombre original décadas después (fue el caso de San Lucas que había pasado a denominarse Zapotal en 1934); pero otros conservan hasta hoy el nombre que se les puso durante el gobierno de Victórico Grajales.

Los criterios que se siguieron para uniformar los nombres fueron los siguientes. En el caso en que el pueblo siguiera existiendo, usamos el nombre que llevaba en 2010 (año en que se diseñó la base de datos). Si el pueblo había dejado de existir, se utilizó el último nombre más usual que tuvo antes de desaparecer. La lista de lugares incluye Ciudad Real (que aparece como San Cristóbal de Las Casas) y todos los pueblos de indios del obispado de Chiapas y Soconusco, más los tres antiguos pueblos de indios que se incorporaron a Chiapas después del tratado de límites que se firmó con Guatemala en 1882 (Amatenango de la Frontera, Mazapa y Motozintla). Se hizo una única excepción: todos los expedientes que tratan de alguno —o de varios— de los cuatro pueblos que llevaron el nombre de Huitiupán (Asunción, Santa Catarina, San Pedro y San Andrés) llevan en el campo "Lugar" de la base de datos como única referencia "Huitiupán". La lista de lugares también incluye los nombres de todos los municipios que existieron desde 1824 hasta 2010 —y que muy a menudo coinciden con los pueblos de indios de la época colonial—. Aquí también seguimos el mismo criterio: si el municipio existía en 2010, se usó su nombre en uso y, si desapareció, el último nombre que tuvo. Para facilitar la identificación de los pueblos de indios y de los municipios de Chiapas, hemos elaborado tres cuadros: “Nombres de los pueblos de la provincia de Chiapas”; “Nombres de los pueblos de la gobernación del Soconusco”; y “Nombres de los municipios de Chiapas”.

En el caso de las haciendas, ranchos, riberas y parajes, en el campo “Lugar” sólo se anotó el nombre del municipio al que pertenecía en el año de 2010. Cuando los lugares mencionados en los documentos no pertenecieron nunca al obispado de Chiapas y Soconusco, se han seguido los siguientes criterios: 1) si el lugar se encuentra en alguno de los estados de la actual república mexicana que tienen frontera con Chiapas (Oaxaca, Veracruz y Tabasco), se anotó el nombre del pueblo y entre paréntesis el nombre del estado al que pertenece: así por ejemplo, escribimos Tacotalpa (Tabasco); 2) si el lugar perteneció al antiguo reino de Guatemala —del que Chiapas formó parte hasta la Independencia—, se anotó su nombre y entre paréntesis el del país al que pertenece hoy en día: Tegucigalpa (Honduras); 3) en todos los demás casos, sólo se señaló el nombre del estado o del país en el que se encuentra el lugar sobre el que el documento aporta alguna información. Así, si en algún expediente se menciona el pueblo de Atlixco, en el campo de lugar sólo se anotó "Puebla"; o si hace referencia a La Habana, sólo se pone "Cuba".

Para facilitar las búsquedas por lugares, se ha elaborado un índice de los lugares que aparecen en la base de datos.

Tema

También es posible realizar búsquedas en la base de datos en el campo "Temas". Para ello se eligieron más de 160 temas de interés historiográfico y se buscó señalar en las fichas de la base de datos aquellos para los que el expediente fichado podría resultar de utilidad. Inevitablemente esta lista obedece a criterios subjetivos. Sin embargo, pensamos que podría resultar provechoso a los investigadores. Para comodidad de los investigadores, se ha formado también un índice de temas.

Campos sin lista cerrada de opciones

Los demás campos admiten búsquedas abiertas con ciertas peculiaridades que conviene precisar.

Año

Las fichas (no así la pantalla de búsqueda) contienen dos campos de fechas: el año de inicio del expediente y el año de terminación. La búsqueda por un año particular mostrará todos los expedientes que contengan ese año en el intervalo entre la fecha inicial del expediente y la fecha final.

Precisemos que varios expedientes del Fondo Diocesano son fotocopias de documentos publicados, transcripciones de documentos históricos o resúmenes de algún aspecto histórico (por ejemplo, la biografía de los obispos de Chiapas). En esos casos, hemos procurado que los años de inicio y final del expediente se refieran a la información que contienen y no a la fecha del documento mismo.

Por último, señalemos que la búsqueda por año sólo arrojará resultados si se escriben los cuatro dígitos del año. Así, no es posible hacer una búsqueda por año, introduciendo, por ejemplo, sólo uno, dos o tres dígitos, con la esperanza de encontrar todas las fechas que contengan esos dígitos.

Persona

En el campo “Persona” las palabras introducidas se tratan como un único término. La búsqueda sólo arrojará resultados si esas palabras coinciden exactamente, parcial o totalmente, con lo escrito en ese campo en las fichas de la base de datos. Por ello, conviene saber que los nombres de las personas citadas en el documento se escribieron en la base de datos de la siguiente manera: primero los apellidos, seguidos de una coma y de los nombres (por ejemplo: “Abadía Chacón, Ramiro”). En el caso de los eclesiásticos, se ha antepuesto a su nombre las iniciales de su calidad (fray: Fr.; bachiller: Br.; doctor: Dr.). Así, por ejemplo, si se busca “Anaya Díez de Bonilla”, los resultados mostrarán las fichas de los documentos que mencionan al obispo de esos apellidos (y de otras personas que lleven los mismos apellidos en el mismo orden). En cambio, una búsqueda con los términos “Gerardo Anaya” no arrojará ningún resultado, dado que en las fichas su nombre aparece siempre como “Anaya y Díez de Bonilla, Gerardo”. Por ello, recomendamos a todos los usuarios que deseen realizar búsquedas por ese campo que consulten previamente el “Índice de personas” para lograr mayor precisión en sus búsquedas.

Sinopsis

Las palabras introducidas en ese campo en la pantalla de búsqueda se tratan como una única cadena. La búsqueda sólo arrojará resultados si coincide exactamente con una parte de la síntesis de algunos expedientes. Por ello, se recomienda que en este campo se introduzca una única palabra o unas pocas que suelan ir juntas (por ejemplo, “Real cédula”) para obtener algún resultado. Recordemos que, en ese campo, los nombres de lugares y de nombres no está uniformados y, por ello, se registraron tal como están escritos en el documento.

Los campos de la clasificación antigua de Angélica Inda

La parte inferior de la pantalla de búsqueda en la base de datos sólo resulta útil si se desea localizar un documento cuando se tiene su referencia de acuerdo a la antigua clasificación elaborada por Angélica Inda. Los campos que ahí aparecen corresponden a su sistema de clasificación. Dado que este sistema de clasificación tenía su punto de partida en ordenarlos por lugares, hemos elaborado un índice de pueblos de la clasificación de Angélica Inda para facilitar las búsquedas de acuerdo a las anteriores referencias. Señalemos que no se corrigieron las atribuciones de los documentos a los pueblos que hizo Angélica Inda en el campo “Pueblo” de su sistema de clasificación, incluso cuando detectamos errores notorios. Por ejemplo, muchos documentos relativos a San Bartolomé Comistahuacán (actualmente Rayón) fueron ubicados equivocadamente por Angélica Inda en San Bartolomé de Los Llanos (actualmente Venustiano Carranza). Obviamente en el campo “Lugar” de la base de datos, la atribución sí está corregida.

A pesar de los esfuerzos que se han hecho, localizar un expediente con la antigua referencia de Angélica Inda puede presentar algunas dificultades. Varios documentos podían tener la misma referencia por tratar de un mismo lugar y de un mismo tema. A menudo, Angélica Inda anotaba varias referencias en la ficha que adjuntaba al documento. En nuestra base de datos, sólo hemos podido registrar la primera referencia (que, en principio, es la principal). En otras ocasiones, buscando mejorar su sistema de clasificación, cambiaba la ubicación de los expedientes y con ello la referencia que les atribuía. Finalmente, si se trata de documentos recientes de las últimas décadas, éstos podrían haber pasado al Fondo Curia-Sagrario, o incluso a los Fondos Colegio Seminario o Monseñor Eduardo Flores Ruiz. Ello porque, durante el proyecto coordinado por ADABI, se retiraron del Fondo Diocesano expedientes (originales o fotocopias) que Angélica Inda y Andrés Aubry habían guardado en las carpetas de pueblos, pero que no provenían de la Iglesia, sino de otras instituciones o de distintas fuentes (como, por ejemplo, periódicos, boletines). Estos expedientes retirados terminaron a menudo en las cajas de cartón, en las que se guardaban los papeles de monseñor Eduardo Flores Ruiz y que posteriormente dieron lugar a los Fondos Curia-Sagrario, Colegio Seminario y Monseñor Eduardo Flores Ruiz. Por ello, si los documentos que se buscan a partir de las referencias creadas por Angélica Inda son de décadas recientes y no aparecen en la base de datos del Fondo Diocesano, se recomienda buscarlos en el inventario de los Fondos Curia-Sagrario, Colegio Seminario y Padre José Herrera Alcalá.

Los resultados de la búsqueda

Ordenamiento de los resultados

La lista de los resultados obtenidos mediante la búsqueda puede a su vez ser ordenada de cuatro maneras: 1) por los números de carpeta y de expediente; 2) de acuerdo con la clasificación de Angélica Inda y dentro de ésta por el año inicial de los expedientes; 3) por el año inicial de los expedientes; 4) por archivo, ramo y año inicial.

Campos en los resultados de la búsqueda

En forma predeterminada, los resultados de las búsquedas muestran el contenido de los campos siguientes de las fichas localizadas: Carpeta; Expediente; Año inicial; Año final; Sinopsis; y Número de fojas. Después de realizar una primera búsqueda, es posible invisibilizar algunos de estos campos o, por el contrario, elegir que se muestren otros: Archivo; Ramo; Lugares, Personas; Temas; Observaciones; Estado del documento; Capturista; o Clasificación de Angélica Inda.

Es posible ver la ficha completa de cualquier documento localizado en la búsqueda, dando clic en la primera columna de los resultados, en donde aparece la leyenda “Ver-Imprimir”. Es posible que, en algunos navegadores de Internet, la ventana que se abre automáticamente se muestre vacía. Ello significa que la ficha se ha descargado en la computadora del usuario en formato PDF.

Guardar los resultados de la búsqueda

Con los botones que se encuentran en la esquina superior derecha de la pantalla de búsqueda es posible guardar en la computadora los resultados de la búsqueda realizada. Si se opta por descargarlos en formato PDF, el archivo mostrará la totalidad de las fichas de los documentos localizados. En cambio, si se opta por el viejo formato de Excel (xls) o en el nuevo (xlsx), sólo aparecerán los campos que se hayan elegido para mostrarse en la pantalla de búsqueda. En el momento de abrir el archivo descargado, puede suceder que aparezca un aviso señalando que el formato y la extensión del archivo no coinciden para que el usuario decida abrirlo o no. A pesar de este aviso, el archivo puede abrirse sin correr ningún riesgo.

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